E-archivering: actuele ontwikkelingen

De coronacrisis, waarin aanzienlijk meer wordt getelewerkt, herinnert ons eraan hoe noodzakelijk de digitalisering is om de ondernemingen hun activiteiten op efficiënte wijze te laten voortzetten. In die context moeten bedrijven, voornamelijk voor de verrichtingen waarvoor een hoog niveau van rechtszekerheid vereist is, kunnen beschikken over elektronische alternatieven die dezelfde rechtszekerheid bieden als papieren documenten. De zogenaamde ‘vertrouwensdiensten’ komen adequaat tegemoet aan die nood aan rechtszekerheid.


Amélie Wuillaume, COMPETENTIECENTRUM DIGITAAL & INNOVATIEF ONDERNEMEN
10 mei 2021

Het juridisch kader voor die ‘vertrouwensdiensten’ (elektronische handtekening, elektronische tijdsregistratie, elektronische aangetekende zending) werd vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening (910/2014), maar die dekt het bewaren van gegevens en documenten niet. De Belgische wet van 21 juli 2016 vult de verordening dus aan door een algemeen wettelijk kader inzake elektronische archivering in België te voorzien.

Een elektronische archiveringsdienst is een “vertrouwensdienst […], die bestaat in het bewaren van elektronische gegevens of het digitaliseren van papieren documenten en die aangeboden wordt door een vertrouwensdienstverlener in de zin van de eIDAS-verordening of die voor eigen rekening wordt uitgebaat door een openbare instantie of een natuurlijke persoon of rechtspersoon” (art I.18, 17° van het WER).

Volgens die definitie mag de archivering worden uitgevoerd door een dienstverlener, maar ook ‘intern’ (natuurlijke of rechtspersoon die voor eigen rekening een elektronische archiveringsdienst uitbaat). Zowel de ‘interne’ archieven als de elektronische archiveringsdiensten geleverd door externe dienstverleners kunnen volgens die wet een ‘gekwalificeerd’ statuut bekomen, waardoor ze een vermoeden van integriteit en conformiteit genieten. Met andere woorden, zodra de archieven of procedures ‘gekwalificeerd’ zijn, moet een onderneming hun authenticiteit of integriteit niet meer aantonen.

De voorwaarden waaraan de systemen voor elektronische archivering moesten voldoen om te worden beschouwd als ‘gekwalificeerd’ waren jarenlang niet duidelijk gedefinieerd, waardoor de markt zich niet kon ontwikkelen.

De jongste maanden zijn er echter grote stappen vooruit gezet. Zo rondde de FOD Economie in maart het certificeringsschema voor gekwalificeerde elektronische archivering af, dat de voorwaarden vastlegt om te kunnen worden bestempeld als een ‘gekwalificeerd’ elektronisch archief.

Op basis van dat schema kunnen bepaalde instanties (‘conformity assessment bodies’ of CAB’s) voortaan de archiveringssystemen van ondernemingen of elektronische vertrouwensdienstverleners (de ‘document service providers’) analyseren en certificeren.

De laatste fase moet echter nog worden afgerond: de CAB’s (zoals bijvoorbeeld EY of KMPG in België) moeten zelf nog worden geaccrediteerd door een ad hoc nationale accreditatie-instantie (BELAC voor België). Eens die accreditatie behaald is, kunnen de CAB’s de auditaanvragen beantwoorden van alle ondernemingen die hun elektronisch archiveringssysteem willen ‘kwalificeren’.

Tot zover de concrete ontwikkelingen, die ondernemingen ongetwijfeld zullen helpen bij hun verdere digitale ontplooiing.

Meer weten? Schrijf u zeker in voor het webinar Waarom e-archivering voor uw bedrijf belangrijk is, georganiseerd door het VBO en Agoria, op 15 juni van 13.00 u. tot 14.30 u. via TEAMS.

Programma:

• Algemene inleiding – Bart Meert (Agoria) & Edward Roosens (VBO)
• Context en juridische aspecten – Beatrice Vanden Abeele (Agoria)
• Stand van zaken e-archivering: vooruitgang en certificering – Marc Wouters (FOD Economie)
• Certificeringsschema en gevolgen – Dirk Timmerman (KPMG) en Cristof Fleurus (EY)
• Werkgerelateerde gevolgen – Annick Hellebuyck (VBO) & Jos Gijbels (USS)
• Q&A

Onze partners

Actiedomeinen

Een gezond ondernemingsklimaat is essentieel voor een gezonde economie en duurzame groei in België. Als VBO nemen we de verantwoordelijkheid om de motor van onze welvaartsstaat op kruissnelheid te houden. Om dat te bereiken, focussen we op 18 actiedomeinen die bijdragen tot een duurzame groei.


VBO-NIEUWSBRIEVEN

Schrijf u nu in en ontvang wekelijks de laatste artikelen direct in uw mailbox.