La procédure électorale, dont la durée s’élève à 150 jours, débutera dès le mois de décembre 2019.

L'application web, spécialement conçue par le SPF ETCS en vue des élections sociales, permet aux entreprises d’envoyer, par voie électronique, au SPF ETCS et/ou aux organisations représentatives de travailleurs, les documents et statistiques en toute conformité avec la réglementation en vigueur. 

Les codes d’accès à cette application vous seront communiqués par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale par l’intermédiaire de votre e-box. (voir ci-dessous).

Pour les élections sociales qui se dérouleront en 2020, cette application sera également mise à la disposition des entreprises avant le début de la procédure.

Jusqu’à présent, l’application web permettait aux entreprises de :
- compléter les données administratives et statistiques destinées au SPF ETCS;
- communiquer (par voie de téléchargement) les fiches (pré-)électorales aux organisations représentatives de travailleurs;
- communiquer (par voie de téléchargement) le procès-verbal des élections aux organisations représentatives de travailleurs et au SPF ETCS.

Elle permettait également aux organisations syndicales d’y déposer les listes de candidats (par téléchargement). 

À partir de 2020, l’utilisation de l’application web est étendue aux notifications suivantes :
- communication par l’entreprise de l’avis du jour X, tel que modifié suite à une réclamation;
- communication par l’entreprise de l’avis du jour X, tel que modifié suite à une décision du tribunal;
- communication par les organisations syndicales du remplacement d’un candidat;
- communication par les organisations syndicales des listes des témoins.  

L’e-Box ?
L’e-Box est une boîte aux lettres électronique sécurisée, utilisée par les institutions de la Sécurité sociale afin d’adresser des documents, informations et autres instructions aux entreprises.

Pourquoi utiliser l’e-Box ?
L’e-Box présente de nombreux avantages :  
- les envois sont effectués via un canal sécurisé;
- les envois sont directement orientés vers leur destinataire final (en l’occurrence, la personne responsable des élections sociales);
- les envois sont conservés durant toute la durée de la procédure électorale de sorte que les informations (ex. numéro de dossier, mot de passe, brochure, ...) peuvent être consultées à tout moment (pas de risque de perte);
- le responsable des élections sociales pour l’entreprise peut, à tout moment, vérifier qu’il n’a pas oublié une étape de la procédure.

Quelles informations seront transmises via l’e-Box dans le cadre des élections sociales ?
- les codes d’accès (numéro de dossier et mot de passe) pour se connecter à l’application web;
- les brochures explicatives et documents informatifs divers;
- les rappels et instructions utiles lors du passage d’une phase de la procédure électorale à l’autre.

Comment s’enregistrer sur le site portail et activer l’e-Box de l’entreprise ?
Si votre entreprise dispose déjà d’une e-Box active, un premier message relatif aux élections sociales y sera déposé par le SPF ETCS.

Sinon, il convient de vous enregistrer via le portail de la sécurité sociale.

Dès votre entreprise est enregistrée, le gestionnaire d’accès principal (responsable accès entité) reçoit pour l’entreprise un nom d'utilisateur et un mot de passe avec lesquels il pourra se connecter pour la première fois au portail. 

Il pourra ensuite, via l’onglet ‘Gestion des Accès’, donner les accès aux personnes de son choix.

Qui a la possibilité d’activer une e-Box ?
Une e-Box est disponible à condition que l’entreprise (entité juridique) soit enregistrée sur le site portail de la sécurité sociale.

Une entité juridique ne doit s’enregistrer qu’une seule fois sur le site portail et ce, même si elle est constituée de plusieurs unités techniques d’exploitation au sens de la législation sur les élections sociales.

De plus amples informations sur l’enregistrement et l’activation de l’e-Box sont disponibles sur le portail de la Sécurité sociale.