In de 21e eeuw zijn de activiteiten van ondernemingen, zowel intern als extern, in belangrijke mate gedigitaliseerd. Het juridische kader van ondernemingen is dat traditioneel veel minder. Daar komt echter stilaan verandering in, wat een goede zaak is.
Sinds 1 augustus 2021 was het reeds mogelijk bepaalde vennootschappen volledig digitaal op te richten. Meer bepaald die vennootschappen (bv. besloten of naamloze vennootschappen) waar de tussenkomst van een notaris vereist is bij de oprichting. Alle stappen om een dergelijke vennootschap authentiek op te richten, kunnen volledig online worden gezet. Partijen die voor de notaris moeten verschijnen, kunnen dat doen via videoconferentie. De ondertekening van de oprichtingsakte gebeurt via een elektronische handtekening. Om het ondernemers zo eenvoudig mogelijk te maken, ontwikkelde de Federatie van het Notariaat daartoe het gebruiksvriendelijke platform https://startmybusiness.be/, waar bovendien heel wat nuttige informatie te vinden is.
Recent werd een bijkomende stap gezet in de digitalisering van het ondernemingsleven. Ook vennootschappen die geen tussenkomst van een notaris vereisen (bv. een vennootschap onder firma), zullen voortaan digitaal opgericht kunnen worden. De traditionele – papieren – formaliteiten in dat verband worden volledig vervangen door een digitaal traject, dat verloopt via https://justonweb.be/. Via dat kanaal kan een onderhandse oprichtingsakte worden ingediend en kunnen onderhandse akten en statuten worden aangemaakt op basis van templates. Ondernemers worden zo bij de hand genomen om op efficiënte wijze de vennootschap op te richten. Tevens, en dat is belangrijk, zullen controles worden voorzien om fraude tegen te gaan.
En er worden nog wijzigingen in het vooruitzicht gesteld. Nieuwe functionaliteiten zullen worden toegevoegd aan Just-on-web. Die zullen de ondernemer toelaten digitaal wijzigingen aan te brengen aan de statuten van de onderneming zoals het ontslaan en benoemen van mandatarissen, het wijzigen van de zetel van de onderneming en het aanpassen van de contactgegevens.
De steeds toenemende digitalisering van het ondernemingsleven kan alleen maar worden toegejuicht en ondersteund. De ouderwetse en papieren werkwijze is hopeloos achterhaald. Digitalisering betekent tijdswinst en efficiëntie, hetgeen ondernemingen toelaat zich te focussen op hun kerntaak, namelijk ondernemen.
Digitalisering moet hand in hand gaan met veiligheid. Er moet steeds worden voorzien in de nodige controlemechanismen om malafide personen de pas af te snijden.
Tot slot nog een wens: ondernemingen worden om de haverklap, en dat meestal per brief, aangesproken door financiële instellingen om hun zogenaamde UBO’s (‘Ultimate Beneficial Owners’) te bevestigen, niettegenstaande de verplichte registratie daarvan in het UBO-register. Die permanente controle, die voortvloeit uit Europese wetgeving, is een belangrijke last voor banken én voor ondernemingen. Gehoopt kan worden dat de verdere digitalisering van het ondernemingsleven een hefboom kan worden om daaraan op verantwoorde wijze een einde te stellen.
Lees meer artikels over:
