Op 1 januari 2026 staat de Belgische bedrijven, van de kleinste tot de grootste, een grote verandering te wachten: elektronische facturatie wordt de norm voor alle business-to-businesstransacties. De Kamer keurde het wetsontwerp goed op donderdag 1 februari.
Het initiatief komt van minister van Financiën Vincent Van Peteghem, die zo de btw-kloof wil verkleinen en het administratieve beheer van bedrijven wil vereenvoudigen. Nu de deadline nadert, komt het erop aan die grote technologische transitie goed voor te bereiden.
Wat is elektronische facturatie?
In tegenstelling tot facturen in pdf-formaat gaat het om een gestructureerd elektronisch systeem dat zonder menselijke tussenkomst kan worden gelezen door computersoftware. In de praktijk wil dat zeggen dat bedrijven het verzenden en ontvangen van hun facturen kunnen automatiseren, waardoor ze makkelijker kunnen worden verwerkt door boekhoudsystemen, maar ook door andere stromen (voorraadbeheer, betalingen enz.).
De voordelen van elektronisch factureren
Elektronische facturatie heeft veel voordelen. Studies tonen aan dat ze de administratieve lasten in België met 3,36 miljard euro zou kunnen verlagen. Op lange termijn wordt het proces geoptimaliseerd, waardoor het risico op fouten en ook de bijbehorende kosten afnemen, en dat alles op een snellere, betrouwbaardere manier. Voor bedrijven is elektronische facturatie dus een kans om te besparen.
Hoe bereid je je voor op de transitie?
De verplichting bestaat al voor facturen die bestemd zijn voor overheidsinstanties (b2g) en wordt door bepaalde bedrijven al toegepast. Een soepele transitie tegen 2026 is essentieel, aangezien momenteel slechts 15% van de facturen elektronisch wordt verstuurd in het gestructureerde, op Europees niveau geharmoniseerde Peppol-formaat.
Voor een efficiënte transitie moeten bedrijven eerst controleren of hun boekhoudsoftware voldoet aan de vereiste normen. Als dat niet het geval is, bestaan er specifieke toepassingen om elektronische facturatie te integreren in hun boekhoudsysteem. Voor kmo’s die nog niet over de juiste software beschikken, zijn er tools op de markt om al hun inkomende en uitgaande facturen te koppelen en te verwerken, en dat tegen zeer concurrerende prijzen.
Nu actie ondernemen is de boodschap, zo bent u verzekerd van een soepele transitie zonder kopzorgen. Door op de deadline te anticiperen kunnen bedrijven hun facturatiestromen inventariseren en uitvoerig bekijken, zich aanpassen aan de nieuwe normen en een vlotte transitie naar elektronische facturatie bewerkstelligen.
Elektronische facturatie is dus zeker geen extra beperking, wel een kans om de digitale transitie te versnellen en de administratieve lasten voor bedrijven te beperken.
Lees meer artikels over:
