Au 21e siècle, les activités des entreprises, tant internes qu’externes, sont largement numérisées. Le cadre juridique des entreprises l’est traditionnellement beaucoup moins. Cela évolue toutefois peu à peu, ce qui est une bonne chose.
Depuis le 1er août 2021, il est déjà possible de constituer certaines sociétés de manière entièrement numérique, plus précisément celles requérant l’intervention d’un notaire pour leur constitution (par exemple les sociétés à responsabilité limitée ou les sociétés anonymes). Toutes les démarches pour créer une telle société de manière authentique peuvent être effectuées entièrement en ligne. Les parties qui doivent se présenter devant le notaire peuvent le faire par vidéoconférence. La signature de l’acte constitutif se fait au moyen d’une signature électronique. Afin de faciliter au maximum la tâche des entrepreneurs, la Fédération du Notariat a développé la plateforme conviviale https://startmybusiness.be/, qui contient en outre bon nombre d’informations utiles.
Récemment, un nouveau pas a été franchi dans la numérisation de la vie des entreprises. Désormais, les sociétés qui ne nécessitent pas l’intervention d’un notaire (par exemple une société en nom collectif) peuvent également être constituées par voie numérique. Les formalités traditionnelles — sur papier — sont complètement remplacées par une trajectoire numérique sur https://justonweb.be/. Par ce biais, un acte de constitution privé peut être déposé et des actes et statuts privés peuvent être créés sur la base de modèles. Cela aide les entrepreneurs à ériger leur société de manière efficace. Par ailleurs, et c’est important, des contrôles seront mis en place pour prévenir la fraude.
D’autres changements se profilent à l’horizon et de nouvelles fonctionnalités seront ajoutées à Just-on-web. Elles permettront aux entrepreneurs d’apporter par voie numérique des modifications aux statuts de la société, telles que la révocation et la nomination de mandataires, le changement de siège social et la mise à jour des coordonnées de contact.
La numérisation croissante de la vie des entreprises ne peut qu’être saluée et soutenue. L’approche papier archaïque est complètement dépassée. La numérisation est synonyme de gain de temps et d’efficacité, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur mission principale, à savoir entreprendre.
La numérisation doit aller de pair avec la sécurité. Des mécanismes de contrôle doivent toujours être prévus pour couper l’herbe sous le pied des personnes mal intentionnées.
Enfin, un dernier souhait : les entreprises sont régulièrement contactées, généralement par courrier, par des institutions financières pour confirmer leurs ‘UBO’ (Ultimate Beneficial Owners), nonobstant leur inscription obligatoire dans le registre UBO. Ce contrôle permanent, qui découle de la législation européenne, représente une charge importante pour les banques comme pour les entreprises. On peut espérer que la poursuite de la numérisation de la vie des entreprises pourra devenir un levier pour y mettre un terme de manière responsable.
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