Vorig jaar verscheen het KB tot administratieve vereenvoudiging inzake het welzijn op het werk (BS 10 juni 2024). Dat legde het principe vast van de unieke gegevensinzameling door publieke instanties bij burgers en bedrijven (‘only once’). Het ‘only once’-basisprincipe waarborgt dat gegevens die al beschikbaar zijn in een authentieke bron niet opnieuw moeten worden meegedeeld aan een federale overheidsdienst.
Naast de invoering van het ‘only once’-principe wordt ook komaf gemaakt met modellen en formulieren die zijn opgenomen in een bijlage bij de codex (wat elke wijziging onnodig complex maakt). Ze worden vervangen door een model of formulier op de website van de overheid (FOD WASO). De afschaffing gebeurt in fasen, onder meer omdat een nieuw of aangepast formulier telkens wordt besproken in de schoot van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk.
‘Only once’-principe nu ook van toepassing voor welzijn op het werk.
De eerste fase leidde tot de publicatie van een reeks nieuwe of aangepaste modellen en formulieren. Het gaat dan bijvoorbeeld om het formulier voor de gezondheidsbeoordeling, het model van verslag van het onderzoek van een ernstig arbeidsongeval, het formulier voor de aanvraag tot oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk … Daarnaast is een aantal nieuwe modellen en formulieren gecreëerd en op de website geplaatst, als invulling voor opsommingen in de codex van verplicht te verstrekken informatie. Een volledig overzicht vindt u hier.
Moderne terminologie
De verklaringen op erewoord, waarbij instellingen verklaren dat zij de door de codex opgelegde voorwaarden naleven, vallen weg. Men gaat ervan uit dat de instelling die een aanvraag doet zich er al toe verbindt om de wettelijke voorwaarden na te leven. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de aanvraag tot opname op de lijst van instellingen die een opleiding tot hulpverlener EHBO organiseren.
Daar waar de codex het had over het gebruik van ‘een ter post aangetekende brief’ of ‘een aangetekend schrijven’, is er voortaan sprake van ‘een aangetekende zending’. Op die manier wordt een elektronisch aangetekende zending mogelijk en steunt men niet uitsluitend op één techniek of technologie. Als algemene regel geldt nu ook dat een aangetekende zending geacht wordt te zijn ontvangen de derde werkdag die volgt op die waarop de verzending werd verricht, tenzij de geadresseerde het tegendeel bewijst. Hierover bestond onduidelijkheid door de nieuwe formulering van het KB. Het aangepaste formulier klaart dit nu uit.
Op verschillende plaatsen in de codex is sprake van het gebruik van ‘een brief’, ‘een geschreven document’ of ‘een gesloten enveloppe’. Die bewoordingen worden aangepast zodat ze ook de mogelijkheid van een elektronische zending omvatten.
Actualisering
Daarnaast zorgt het KB voor een actualisering van de codex over het welzijn op het werk door onder meer verwijzingen naar inmiddels gewijzigde of opgeheven regelgeving aan te passen, foutieve verwijzingen te verbeteren. Afkortingen, verouderde bewoordingen en overgangsbepalingen worden aangepast, opnieuw geformuleerd of geschrapt. Ten slotte worden gelijkaardige bepalingen in overeenstemming gebracht.
Formulieren en documenten die nog niet zijn aangepast (dat gebeurt in een volgende fase) blijven geldig.
Administratieve verplichtingen zijn een doorn in het oog van veel ondernemers. Het is positief dat de overkill nu ook in het domein van welzijn op het werk aandacht krijgt. Digitaal beschikbare en eenvoudig aanpasbare formulieren vormen een eerste stap. Het blijft echter noodzakelijk om informatieverplichtingen en formulieren ook te beoordelen op hun relevantie. We gaan er bovendien van uit dat de overheid alle gevraagde informatie verwerkt en beschikbaar maakt voor evaluatie van de verplichtingen waarop ze betrekking heeft (‘need to know’ in plaats van ‘nice to know’).
Lees meer artikels over:
