Maak elektronische arbeidsovereenkomsten gebruiksvriendelijker

De Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 werd in juni 2007 aangepast om elektronische arbeidsovereenkomsten gelijk te stellen met papieren arbeidsovereenkomsten. De gelijkwaardigheid tussen die beide vormen is niet meer dan logisch. In de praktijk gaan de nieuwe wetsartikelen echter gepaard met zeer strenge en weinig gebruiksvriendelijke voorwaarden die verder gaan dan wat de huidige Europese regelgeving voorschrijft. Resultaat: elektronische arbeidsovereenkomsten hebben nog maar beperkt ingang gevonden in Belgische bedrijven.

Om een en ander te stroomlijnen voorzag de wet van 15 januari 2018 houdende diverse bepalingen inzake werk in een uitbreiding van de mogelijkheden om elektronische arbeidsovereenkomsten te ondertekenen en in een vereenvoudiging van de formaliteiten om het gebruik van elektronische middelen aantrekkelijker te maken:

• Door het gebruik van een geavanceerde handtekening (i.p.v. een gekwalificeerde handtekening via eID) voor alle arbeidsovereenkomsten mits voldaan is aan bepaalde voorwaarden;
• Door aan het einde van de bewaartermijn van elektronische arbeidsovereenkomsten de automatische overdracht naar de vzw Sigedis¹ te voorzien (i.p.v. daartoe met een aangetekend schrijven toestemming te moeten vragen aan elke oud-werknemer).

Twee concrete voorstellen blijven dode letter

De voor 2018 geplande wetswijziging is nog steeds niet in werking getreden. Het probleem is immers dat er volgens het Wetboek Economisch Recht (WER)² een koninklijk besluit nodig is om af te wijken van de verplichting tot het gebruik van een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Op dat koninklijk besluit is het echter nog steeds wachten.

Daardoor is het dus nog steeds enkel mogelijk om een elektronische arbeidsovereenkomst geldig te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening (art. 3 bis) en moet men aangetekende zendingen versturen naar de ex-werknemer (art. 3 ter) voor elke elektronische arbeidsovereenkomst die men wil archiveren bij Sigedis.

Bijgevolg hebben elektronische arbeidsovereenkomsten dan ook nog maar beperkt ingang gevonden in het Belgische bedrijfsleven (buiten de uitzendsector). Dat betekent dat de meeste bedrijven nog altijd grote papieren archieven moeten bijhouden met alle arbeidsovereenkomsten en alle wijzigingen ervan.

Schrap twee onevenredige vereisten

In de e-guide die het VBO onlangs opstelde, doet het 15 vereenvoudigings- en digitaliseringsvoorstellen waarmee de administratieve lasten voor onze ondernemingen met ongeveer 50% zouden kunnen worden verminderd (15 voorstellen voor minder administratieve lasten). Ook bij de arbeidsovereenkomsten is er ruimte voor verbetering.

Zoals al sinds 2016 het geval is in de uitzendsector, moet het mogelijk zijn om een (klassieke) arbeidsovereenkomst te ondertekenen met een ‘geavanceerde’ elektronische handtekening (i.p.v. een gekwalificeerde).

Twee onevenredige administratieve vereisten (die in strijd zijn met de eIDAS-verordening³) moeten worden geschrapt:

• Het verplicht gebruik van een  gekwalificeerde elektronische handtekening om een elektronische arbeidsovereenkomst geldig te ondertekenen;
• De verplichting om voor elke elektronische arbeidsovereenkomst een aangetekende brief te sturen (3 maanden voor het verstrijken van de periode van 5 jaar na het einde van de overeenkomst) met de vraag aan de werknemer of de gearchiveerde kopie van de elektronische overeenkomst al dan niet naar Sigedis moet worden gestuurd.

1. ¹ Sigedis is de vzw die diverse sociale documenten en arbeidsovereenkomsten bewaart met het oog op de bepaling van toekomstige pensioenrechten in de eerste en de tweede pijler. ↩︎
2. ² WER – Wetboek Economisch Recht, Artikel XII.25, § 5, derde lid. ↩︎
3. ³ eIDAS is de Europese verordening nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt. ↩︎