L’assemblée générale joue un rôle essentiel dans la gouvernance d’une société, en assurant un échange d’informations, un contrôle et une orientation stratégique appropriés. Nous énumérons ici cinq conseils pour qu’elle se déroule de manière optimale.
Pour de nombreuses sociétés dont l’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre, l’assemblée générale annuelle doit se tenir dans les six mois suivant la fin de l’année. Par conséquent, la plupart des assemblées se déroulent traditionnellement en avril, mai et juin. À l’approche de la « saison » des assemblées générales, nous souhaitons partager avec vous nos conseils et astuces pour préparer au mieux ce moment important, tant pour l’entreprise que pour les actionnaires.
1. Veillez à envoyer la convocation dans les délais
La convocation à l’assemblée générale doit être envoyée dans les temps et en bonne et due forme. Pour la plupart des sociétés, le délai de convocation est de 15 jours civils, mais les sociétés cotées doivent quant à elles avertir leurs actionnaires au moins 30 jours civils à l’avance.
Assurez-vous en outre que les actionnaires sont informés des éventuelles formalités d’enregistrement qui doivent être accomplies au préalable.
2. Établissez un ordre du jour clair
Outre la date, l’heure et le lieu, la convocation doit également inclure l’ordre du jour et la documentation à l’appui.
Un ordre du jour bien structuré est crucial pour une assemblée réussie. Définissez bien à l’avance les sujets à aborder et le temps que vous souhaitez consacrer à chacun d’entre eux. Veillez à ce que tous les documents pertinents soient disponibles en temps utile, afin que les actionnaires puissent se préparer correctement et que les discussions de fond puissent se dérouler de manière fluide.
Pas de bonne gouvernance sans une assemblée générale bien préparée.
3. En ligne, hybride ou physique ?
Légalement, les sociétés peuvent aujourd’hui choisir entre une assemblée physique, en ligne ou hybride.
Les assemblées en ligne et hybrides offrent une certaine flexibilité et permettent à tous les actionnaires, y compris les plus petits, de suivre facilement les présentations, de poser des questions et de voter. Par exemple, la diffusion en direct de la réunion, combinée à la possibilité de poser des questions et de voter par écrit au préalable, peut constituer une option hybride efficace. L’organisation de réunions en ligne et hybrides nécessite toutefois une approche technologique et pratique bien pensée, avec le logiciel, la sécurisation et le support technique adéquats.
Une réunion physique permet, quant à elle, d’impliquer davantage les actionnaires et se prête idéalement à des décisions ou des annonces importantes.
Le choix d’une assemblée en ligne, hybride ou physique doit surtout être adapté à la composition de l’actionnariat et aux discussions et décisions à l’ordre du jour.
4. Anticipez les questions difficiles ou sensibles
Les actionnaires ont le droit de poser des questions sur les points de l’ordre du jour, tant avant que pendant l’assemblée. Il peut s’agir de questions critiques ou délicates. Assurez-vous que la direction est bien préparée et qu’elle peut formuler des réponses étayées et transparentes. Une communication correcte et claire renforce la confiance des actionnaires et contribue à un dialogue constructif.
5. Consignez scrupuleusement les discussions et décisions dans un procès-verbal
L’établissement d’un procès-verbal précis est essentiel pour consigner les discussions menées et les décisions prises au cours de l’assemblée. Idéalement, les points clés sont déjà résumés oralement ou par écrit à la fin de la réunion et les participants peuvent proposer des corrections. Le procès-verbal doit ensuite être envoyé à tous les actionnaires, afin qu’ils aient une vue d’ensemble claire des décisions prises et que le suivi des points d’action puisse être assuré correctement et aisément.
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